En la era digital, la manera en que manejamos los contratos ha evolucionado. Atrás quedaron los días en los que era necesario imprimir, firmar y enviar documentos físicos. Hoy en día, plataformas como Contractualis permiten firmar contratos de manera rápida, segura y totalmente en línea. En esta guía para firmar contratos digitales, te mostraremos paso a paso cómo aprovechar al máximo esta herramienta y simplificar tus procesos legales.
¿Qué es Contractualis y por qué usarlo?
Contractualis es una plataforma digital diseñada para facilitar la firma de contratos, pagarés, actas de asamblea y documentos. Es ideal para emprendedores, empresas y profesionales que buscan optimizar el proceso de formalización de acuerdos sin las complicaciones del papeleo tradicional.
Al utilizar Contractualis, puedes estar seguro de que tus documentos están protegidos gracias a su tecnología avanzada, que cumple con los estándares de seguridad y legalidad exigidos por las leyes. Esta guía para firmar contratos digitales te mostrará cómo aprovechar sus beneficios.
Paso a paso para firmar un contrato digital
Paso 1: Crea una cuenta en Contractualis
El primer paso para empezar a utilizar Contractualis es crear una cuenta. Dirígete al sitio web Contractualis.com y regístrate ya sea como empresa o persona física. Si ya tienes una cuenta, simplemente inicia sesión.
Recuerda que tener un perfil en la plataforma no solo te permitirá firmar contratos, sino también gestionar todos tus documentos legales desde un solo lugar, evitando la pérdida de papeles o archivos importantes.
Paso 2: Sube tu contrato o documento
Una vez que hayas accedido a tu cuenta, verás un panel intuitivo donde podrás elegir que quieres firmar, para efectos de esta guía elegiremos contrato, enseguida debes subir el documento que necesitas firmar. Solo tienes que hacer clic en la sección «Cargar contrato» y seleccionar el archivo que deseas subir desde tu computadora. Asegúrate de que el contrato esté en un formato compatible, como PDF o .docx, para facilitar el proceso de firma.
El sistema de Contractualis está diseñado para hacer que todo sea fácil y rápido, lo que convierte este proceso en algo sencillo incluso para aquellos que no están familiarizados con la tecnología.
Paso 3: Adjunta anexos al contrato
Una característica muy útil de Contractualis es la posibilidad de adjuntar anexos a tus contratos. Esto te permite subir archivos complementarios, como imágenes o PDFs que sean relevantes para el acuerdo. Para hacerlo, simplemente carga los archivos necesarios después de haber subido tu contrato principal.
Por ejemplo, si necesitas incluir pruebas documentales, licencias o cualquier otro soporte visual, puedes hacerlo en este paso. Esta funcionalidad es perfecta para contratos que requieren documentación adicional para mayor claridad o respaldo legal.
Paso 4: Configura la información de los firmantes
En este paso, debes ingresar la información de las personas que van a firmar el contrato. Contractualis te permite agregar los siguientes datos:
- Nombre y correo electrónico de cada firmante.
- WhatsApp del firmante (opcional) para facilitar la comunicación y notificaciones.
- Firmar en representación de para cuando hay un representante legal
Además, puedes definir si los firmantes firmarán el documento de inmediato o si recibirán una notificación para firmar en otro momento. Esto es útil si los firmantes necesitan tiempo para revisar el contrato antes de proceder con la firma.
Contractualis también ofrece dos opciones para firmar el documento:
- Firma autógrafa: Permite a los usuarios firmar utilizando un trazado de su firma ya sea desde su computadora o un dispositivo móvil.
- eFirma: Si se requiere una firma más avanzada y respaldada por entidades oficiales.
Adicionalmente, de manera opcional, puedes configurar si deseas solicitar una prueba de vida al firmante. Esta función asegura que el firmante sea quien dice ser y esté presente físicamente durante el proceso de firma, añadiendo un nivel extra de seguridad y autenticidad al proceso.
Paso 5: Firma el documento digitalmente
Si configuraste que los firmantes firmen ahora, deberán completar el proceso de firma en ese momento. Contractualis les permitirá firmar directamente desde el dispositivo en el que estén trabajando o solicitar enviar el enlace de firma a su móvil para una firma más cómoda.
Si seleccionaste la opción de firma por notificación, los firmantes recibirán un enlace seguro por correo (o WhatsApp si añadiste esa opción) que les permitirá acceder al documento y firmarlo cuando estén listos.
Contractualis utiliza tecnología de firma electrónica que cumple con los estándares legales, garantizando que tu firma sea válida y segura.
Este proceso es completamente en línea, por lo que puedes firmar desde cualquier lugar y dispositivo con acceso a internet. Ya sea que estés en la oficina o en casa, podrás completar el proceso de firma en minutos.
Si deseas aprender más sobre la validez de los contratos digitales y cómo tecnologías como blockchain están impactando este campo, te recomendamos leer nuestro artículo: Validez de los contratos digitales en blockchain.
Paso 6: Envía el contrato final a blockchain
Una vez que todos los firmantes han completado el proceso, debes enviar el documento final a la blockchain desde Contractualis, para esto solo busca la opción «Finalizar».
Al enviar el contrato a la blockchain, Contractualis genera una certificación bajo la NOM-151, lo que otorga validez jurídica adicional al documento. En esta etapa, el documento estará marcado como «Procesando» mientras se realiza la estampación en alguna red blockchain, como Ethereum o Bitcoin, lo que asegura la integridad y permanencia del contrato en una infraestructura descentralizada.
Una vez completado este proceso, el contrato estará protegido, garantizando su autenticidad y brindando un historial transparente y rastreable.
Paso 7: Almacena y gestiona tus contratos
En este punto el contrato quedará almacenado en tu cuenta de Contractualis. Esto significa que siempre podrás acceder a él de manera segura y en cualquier momento. Además, la plataforma organiza tus contratos para que siempre los tengas a mano cuando los necesites.
Contractualis te ofrece la opción de crear carpetas personalizadas, lo que facilita la gestión de múltiples contratos. Puedes organizar tus documentos por cliente, proyecto, o cualquier otro criterio que te ayude a mantener todo centralizado y bien ordenado. Esta función es especialmente útil si manejas un gran volumen de contratos y necesitas tener todo bien estructurado.
Además, tendrás la opción de visualizar el AuditTrail de cada contrato para rastrear todo el proceso desde su creación hasta su finalización, descargar la documentación generada como es el documento final, certificado generado por Contractualis y constancia NOM-151. Todo está accesible con solo unos clics.
¿Por qué elegir Contractualis para firmar contratos digitales?
Firmar contratos digitales ofrece múltiples ventajas: velocidad, seguridad y comodidad. Contractualis va más allá, garantizando que todo el proceso sea intuitivo y cumpla con los requisitos legales más estrictos.
Si eres emprendedor, profesional o empresa, utilizar Contractualis para firmar tus contratos digitales reducirá el tiempo que dedicas a estas tareas y aumentará la seguridad de tus documentos.
Firmar contratos digitales con Contractualis es un proceso sencillo y eficiente, desde la carga del contrato hasta la firma final y el almacenamiento seguro, cada paso está diseñado para facilitar el proceso y garantizar que tus documentos sean válidos y seguros.
